Biała lista VAT – Plik płaski – fakty i mity
Nowe przepisy dotyczące białej listy VAT obowiązują już trzeci miesiąc, ale temat białej listy i pliku płaskiego wciąż budzi kontrowersje i jest źródłem wielu nieporozumień, które postaramy się wyjaśnić w tym opracowaniu.
Ostatnimi czasy często jesteśmy zaskakiwani “nowymi informacjami” na temat tego czym jest i co zawiera plik płaski udostępniany przez Ministerstwo Finansów – Krajową Administrację Skarbową.
Plik płaski stał się już praktycznie legendą i krążą o nim niesamowite opowieści. Postanowiliśmy więc zmierzyć się z mitami na temat pliku płaskiego i raz na zawsze się z nimi rozprawić. Dlaczego można nam wierzyć? Ponieważ nasi specjaliści przeczytali ten dokument wzdłuż i w poprzek. Dlatego też plik płaski nie ma przed nami tajemnic, a nasze oprogramowanie bezbłędnie interpretuje zawarte w nim informacje.
Mit nr 1. Plik płaski zawiera rachunki wszystkich przedsiębiorców
To jeden z najczęściej pojawiających się mitów na temat pliku płaskiego. Spotkaliśmy się również ze stwierdzeniem, że plik płaski zawiera wszystkie dane przedsiębiorców, a nasza odpowiedź na tak postawioną tezę brzmi…
NIEPRAWDA
Plik płaski nie zawiera wszystkich danych na temat przedsiębiorców. Plik płaski został stworzony w celu weryfikacji numeru konta bankowego przedsiębiorcy, którego identyfikuje numer NIP. Chodzi o to, by nieuczciwy kontrahent nie podał nam innego numeru rachunku niż jego własny, zgłoszony Urzędowi Skarbowemu jako rachunek do prowadzenia działalności. Z tego powodu plik płaski jest skonstruowany tak, by weryfikować parę danych = numer NIP i numer rachunku bankowego.
Plik płaski nie zawiera też kont bankowych wszystkich przedsiębiorców. Zwyczajnie jest to niemożliwe, ponieważ nawet Urząd Skarbowy nie posiada takich informacji. Wbrew pozorom, nie wszystkie firmy muszą posiadać rachunek bankowy, a jeśli nawet posiadają, nie mają obowiązku zgłaszać go Urzędowi Skarbowemu.
Mit nr 2. Plik płaski zawiera pełną listę czynnych i zwolnionych z VAT przedsiębiorców
Ten mit znowu należy rozłożyć na dwie części. Samo określenie “lista przedsiębiorców” może sugerować, że plik zawiera jawne dane, które można odczytać. Często w rozmowach słyszeliśmy opinie, że w pliku można wyszukać informacje “na piechotę”. Druga część mitu natomiast dotyczy samego określenia “pełna”.
NIEPRAWDA
Oba te określenia są błędne. Po pierwsze plik płaski nie zawiera jawnych informacji, czyli nie jest to lista, którą można odczytać. Dane w pliku są zaszyfrowane funkcją skrótu, co uniemożliwia odtworzenie informacji z jakiego ciągu znaków powstały.
Po drugie plik płaski nie zawiera informacji na temat firm, które nie muszą dokonywać zgłoszenia VAT-R ze względu na przedmiotowe lub podmiotowe zwolnienie z podatku VAT. Plik zawiera więc wyłącznie informacje o przedsiębiorcach, którzy dokonali zgłoszenia do Urzędu Skarbowego.
Mimo że nie wszystkie firmy mają obowiązek zgłaszania numerów rachunków bankowych do US, radzimy jednak, by firmy zwolnione z podatku VAT, niezależnie od podstawy prawnej, zgłaszały swoje numery rachunków, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji w związku z uszczelnieniem systemu podatkowego. Lepszą opcją jest bycie widocznym w rejestrach KAS jako firma zwolniona z podatku VAT niż przekonywanie kontrahentów, że podany numer rachunku bankowego jest poprawny i bezpieczny.
Mit nr 3. Plik płaski zawiera tylko informacje na temat podatników czynnych
NIEPRAWDA
Plik płaski zbudowany jest z trzech części. Składa się on z:
– nagłówka, który zawiera techniczne informacje potrzebne do weryfikacji par NIP-NRB w pliku takie jak data pliku czy liczba transformacji dokonanych za pomocą funkcji skrótu SHA-512,
– części zawierającej kody podatników czynnych – jest to lista kodów, które powstały z pary: numer NIP i numer rachunku bankowego za pomocą wyżej już wymienionej funkcji skrótu,
– oraz części zawierającej kody podatników zwolnionych – czyli firm, które zgłosiły swoje konta bankowe do Urzędu.
Mit nr 4. Plik płaski zawiera mniej informacji niż Biała Lista VAT
NIEPRAWDA
Biorąc pod uwagę przeznaczenie obu tych narzędzi, plik płaski zawiera dokładnie te same informacje co Biała Lista VAT. Różnica polega jedynie w sposobie przekazania tych informacji. Oba narzędzia służą do weryfikacji, czy dany numer rachunku bankowego jest zgłoszony przez tego, konkretnego kontrahenta w celu prowadzenia działalności. Co prawda Biała Lista VAT pozwala uzyskanie jawnych informacji na trzy sposoby: za pomocą numeru NIP, za pomocą numeru rachunku bankowego oraz za pomocą nazwy kontrahenta, jednak wykorzystanie danych i tak sprowadza się do sprawdzenia czy dany numer rachunku jest przypisany do konkretnego numeru NIP.
Mit nr 5. W pliku płaskim można sprawdzać informacje “na piechotę”.
NIEPRAWDA
W pliku płaskim znajdują się zaszyfrowane informacje za pomocą jednokierunkowej funkcji skrótu. Jest to transformacja ciągu znaków (w tym przypadku ciągu cyfr), której nie da się odwrócić, ponieważ wyliczenie jej polega na stosowaniu przez maszynę skrótów. Nie ma więc możliwości odnalezienia numeru NIP czy numeru rachunku bankowego. Jedynym sposobem jest przetworzenie znanych nam danych za pomocą tych samych metod z taką samą liczbą powtórzeń. Już pojedyncza transformacja danych (numer NIP i numer rachunku bankowego) wymaga użycia odpowiedniego oprogramowania, a tę operację należy wykonać 5000 razy. Zajęcie to więc byłoby nie tylko niesamowicie czasochłonne, ale i często obarczone błędem.
Dlatego do weryfikacji danych w pliku płaskim niezbędne jest specjalne oprogramowanie. Odpowiednie oprogramowanie filtruje i czyści dane podane przez użytkownika, ponieważ jedna spacja powoduje wyliczenie zupełnie innego kodu na przykład:
Dla ciągu liczb 1234567890 kod po pojedynczej transformacji za pomocą funkcji skrótu SHA-512 wygląda tak:
12b03226a6d8be9c6e8cd5e55dc6c7920caaa39df14aab92d5e3ea9340d1c8a4d3d0b8e4314f1f6ef131ba4bf1ceb9186ab87c801af0d5c95b1befb8cedae2b9
A gdy do ciągu cyfr 1234567890 dodamy spację na końcu nasz kod będzie wyglądał tak:
b842d9f4b4b5f5cefead615978798591abd4bfdbafbfd3ba35af9f6224384a5b03fdea3c1f69fbb0efb38f7030625dcac8daa9a327cfa6fb0c27cf57a4484b9b
Są to dwa zupełnie różne kody.
Nasze oprogramowanie dokładnie sprawdza podane przez użytkownika dane i usuwa zbędne znaki, co daje gwarancję poprawności weryfikacji. Ponadto w odpowiedzi nasze oprogramowanie poza informacją, czy dany kod znajduje się w pliku, zwraca również wyliczony przez program kod, który można już wyszukać w pliku.
Mit nr 6. Biała Lista VAT jest bezpieczniejsza, bo zwraca id zapytania.
NIEPRAWDA
Owszem, Biała Lista VAT zwraca id zapytania, jednak nie to jest celem weryfikacji kontrahenta. Jeśli sprawdziliśmy kontrahenta i znajduje się w rejestrze, czy to sprawdzając za pomocą BLV, czy też pliku płaskiego, mamy pewność, że podane dane są prawdziwe. Nie ma więc obaw o zarzuty co do zaniechania należytej staranności. Jeśli jednak nie znajduje się w rejestrze i tak musimy zgłosić dokonanie przelewu właściwemu Urzędowi Skarbowemu. Nasza firma archiwizuje pliki płaskie i zawsze służymy pomocą, w razie gdyby zaszła konieczność uwiarygodnienia kontroli, że kod odpowiedni dla danego numeru NIP i rachunku bankowego znajduje się w pliku na dzień weryfikacji.
Mit nr 7. Korzystając z metody SPLIT PAYMENT (MPP) nie trzeba sprawdzać rachunku w rejestrze KAS.
NIEPRAWDA
Metoda podzielonej płatności (MPP) nie zwalnia nas ze sprawdzenia, czy dany rachunek jest w rejestrze KAS, ponieważ podany przez kontrahenta numer rachunku może nie przyjmować tego rodzaju płatności. Wysłanie więc przelewu na konto spoza rejestru będzie skutkować odrzuceniem przez bank kontrahenta. Pieniądze będą więc krążyć między bankami, kontrahent nie otrzyma zapłaty, a my będziemy mieli tylko więcej pracy i bałaganu w płatnościach związanych chociażby z koniecznością wystawiania dokumentów korygujących.
Jak zatem podejść do tematu weryfikacji podatników plikiem płaskim w sposób właściwy?
Gorąco zachęcamy do zapoznania się z materiałami informacyjnymi dotyczącymi: białej listy VAT oraz do wypróbowania naszych narzędzi informatycznych wspomagających proces weryfikacji podatników w wykazie VAT, które działają właśnie w oparciu o plik płaski.
