Uporządkuj dane o swoich kontrahentach
Oprócz narzędzia do automatyzacji białej listy VAT – oferujemy również szereg innych usług związanych z procedurami KYC (Know Your Customer – Poznaj Swojego Kontrahenta) i Data Quality Assessment pozwalających między innymi na:
- Pobieranie informacji o firmach z oficjalnych rejestrów na podstawie numeru NIP (w tym VAT EU) – w tym danych rejestrowych
- Automatyczne wykrywanie i raportowanie zmian w danych rejestrowych kontrahentów
- Raportowanie kontrahentów, którzy zawiesili lub zakończyli działalność gospodarczą – wykrywanie zmiany statusu prowadzenia działalności
- Wykrywanie i raportowanie błędów i pomyłek w posiadanych danych adresowych, numerach rejestrowych – Narzędzie klasy Data Quality Assessment
- Wykrywanie faktu wykreślenia firmy z rejestru VAT
- Pobieranie informacji o beneficjentach rzeczywistych i członkach zarządu spółek z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Co to jest Ocena jakości danych (DQA)
Ocena jakości danych (DQA – Data Quality Assessment) to proces naukowej i statystycznej oceny danych w celu ustalenia, czy spełniają one jakość wymaganą w projektach lub procesach biznesowych oraz czy są odpowiedniego rodzaju i ilości, aby mogły faktycznie wspierać ich zamierzone wykorzystanie.
Pojęcie można za zbiór wytycznych i technik używanych do opisywania danych, biorąc pod uwagę kontekst aplikacji, oraz do stosowania procesów oceny i poprawy jakości danych.
Dlaczego należy dbać o jakość danych w swojej firmie?
Dbanie o jakości danych rejestrowych kontrahentów we własnej firmie ma ogromne znaczenie zarówno w kwestii prawnej, finansowej jak i wizerunkowej.
Wyobraźmy sobie sytuację że nasz kontrahent zmienia jakieś dane rejestrowe i z pewnych względów zapomina nas o tym poinformować.
Gdy wystawimy fakturę VAT takiemu klientowi na nieaktualne dane jesteśmy zmuszeni do stworzenia noty lub faktury korygującej. Generuje to niepotrzebne koszty a konieczność potwierdzania not korygujących i faktur – korygujących przez obie strony – dokłada wszystkim obowiązków, których można było uniknąć.
Gdy posiadamy narzędzie monitorujące dane rejestrowe naszych kontrahentów jesteśmy w stanie sami z reagować na zmieniające się dane.
Nasz Kontrahent z pewnością będzie usatysfakcjonowany i zaskoczony rzetelnością z jaką podchodzimy do prowadzenia biznesu – skoro dowiemy się o zmianach sami.
Jak zapewnić jakość danych w swojej firmie?
Dbanie o jakość danych rejestrowych to nie tylko kwestia wizerunku i wygody związanej z brakiem konieczności wystawiania korekt i innych dokumentów formalnych.
Wyobraźmy sobie że nasz dostawca z jakichś powodów zostaje wykreślony z rejestru podatników VAT a my nie wiemy o tym fakcie.
Jeżeli zaksięgujemy zakupy VAT od tego kontrahenta to nieświadomie możemy narazić się na sankcje karno-skarbowe wynikające z odpowiedzialności solidarnej w VAT. Dlatego też aby oszczędzić sobie nerwów i stresów związanych z koniecznością odpowiadania przed urzędem czy korygowania deklaracji VAT, zalecamy działania prewencyjne.
Proces zapewniający jakość danych biznesowych polega na cyklicznej weryfikacji naszych kontrahentów zarówno pod kątem statusu prowadzenia działalności jak również statusu podatnika VAT a w przypadku dostaw towarów wewnątrzwspólnotowych statusu podatnika w systemie europejskim VIES (VAT Unijny)
Automatyczne zapewnienie jakości danych
Manualne zapewnienie jakości danych przy posiadaniu większej ilości kontrahentów i dostawców jest zadaniem bardzo wymagającym i kosztownym.
Z tego to powodu stworzyliśmy narzędzie – system informatyczny o nazwie NIP skaner, które wraz z innymi modułami dostępnymi na platformie Hyperflow takimi jak Baza CRM oraz GUS Import pozwala za zautomatyzowanie procesu zapewnienia jakości danych.
Narzędzie to pozwala między innymi na uzyskanie szczegółowych informacji o podmiocie – wyłącznie na podstawie numeru NIP i integruje w sobie wszystkie rejestry dostępne publicznie np. REGON, KRS, VAT, VIES oraz monitoruje automatycznie zmiany w tych rejestrach i informuje nas w formie raportów o wykrytych zmianach.
System ten analizuje podmioty gospodarcze w sposób cykliczny i w przypadku wykrycia zmiany – raportuje je użytkownikowi.
Gorąco zachęcamy do zapoznania się z funkcjami programu dostępnego przez stronę www w modelu oprogramowanie jako usługa.
Więcej o samym problemie i korzyściach wynikających z wdrożenia narzędzia do monitorowania zmian klientów , dostawców i podmiotów współpracujących znajdą Państwo a artykule poświęconym KYC na stronie głównej firmy SYNTEO
Gorąco zapraszamy do wypróbowania naszych narzędzi pozwalających na skuteczne, zautomatyzowane i cykliczne sprawdzenie firm numerze NIP.
