Automatyczna i masowa weryfikacja na białej liście VAT

Niewielkie firmy, które posiadają kilku kontrahentów nie powinny mieć problemu z używaniem narzędzia udostępnionego przez KAS i weryfikacji manualnej za pomocą strony internetowej. 

Jednak w przypadku większej ilości kontrahentów proces ten może być problematyczny, dlatego warto rozważyć użycie systemu informatycznego do automatycznej i okresowej weryfikacji kontrahentów oraz ich rachunków bankowych.

Narzędzie takie pozwoli poradzić sobie z problemem konieczności sprawdzenia dużej ilości podmiotów w rejestrze. 

Wyzwaniem jest też okresowa weryfikacja podatników i ich numerów rachunków, która wedle zaleceń Szefa KAS, powinna być wykonywania w dniu faktycznego zlecenia przelewu. 

Nie zaleca się zatem weryfikacji z wyprzedzeniem – co może stanowić pewien problem.

Powszechną praktyką w przedsiębiorstwach jest to, że przelewy za faktury kosztowe są wprowadzane masowo do korporacyjnej bankowości internetowej i ich realizacja jest odraczana jest w czasie (poprzez dostępną w bankach opcję “Planowanie przelewu” ) 

Wobec tego pilnowanie weryfikacji rachunku NRB w danym dniu jest kłopotliwe i działy księgowości muszą znaleźć sposób na poradzenie sobie z nowym obowiązkiem. 

Czy istnieje narzędzie do masowej i automatycznej weryfikacji klientów na białej liście VAT?

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom działów księgowości przygotowaliśmy narzędzie o nazwie NIP Skaner – Biała lista VAT.  Narzędzie to stanowi kompletny system informatyczny który pomaga w codziennej pracy księgowości i wypełnieniu obowiązku 

• weryfikacji kontrahentów w rejestrze VAT udostępnionym przez szefa Krajowej administracji Skarbowej
• weryfikacji numerów rachunków bankowych (NRB) w rejestrze VAT w dniu realizacji przelewu

Przedmiot program dostępny jest przez stronę www,  a więc nie wymaga instalacji oprogramowania na lokalnym komputerze, jest wygodny i łatwy w obsłudze. 

Nasze oprogramowanie pozwala na pojedynczą lub masową weryfikację statusu podatnika w rejestrze VAT lub weryfikację pary – NIP i numer rachunku w danym dniu.

Dla Państwa wygody możliwe jest także zadeklarowanie weryfikacji “do sprawdzenia w przyszłości”.

Dzięki tej funkcji nasz system może dokonać automatycznej weryfikacji numeru rachunku bankowego w danym dniu. 

W przypadku wykrycia nieprawidłowości, program zawiadomi użytkownika za pomocą wiadomości e-mail.

Pozwoli to na wstrzymanie realizacji przelewu wychodzącego przez dział księgowości do czasu wyjaśnienia sytuacji z kontrahentem.

Jak sprawdzić wszystkich moich kontrahentów na białej liście VAT?

Oprócz weryfikacji kontrahenta – na żądanie – oferowany przez nas system pozwala na masową weryfikację listy wszystkich Państwa kontrahentów. Dzięki umowie zawartej przez nasza firmę z Głównym Urzędem Statystycznym na dostęp do zasobów API – do przeprowadzenia pełnej masowej weryfikacji – wystarczy nam jedynie baza numerów NIP – bez konieczności przekazywana nam pełnych danych kontrahentów. 

Wszystkie przekazane nam numery NIP zostaną zweryfikowane pod kątem poprawności i obecności w bazie GUS oraz rejestrze VAT. Dodatkowo oferujemy możliwość sprawdzenia w rejestrze VIES (Rejestr VAT EU prowadzony przez Komisję Europejska) bez dodatkowych opłat. 

Każdy kontrahent, którego numer NIP nie zostanie odnaleziony i potwierdzony jako poprawny – zostanie zgłoszony przez nasz system raportowy. Stosowne powiadomienie zostanie również przesłane do Państwa mailem. 

Nasze narzędzie spełnia więc również funkcję pozwalającą na zapewnienie jakości danych swojej bazy kontrahentów. 

Czy istnieje możliwość sprawdzenia okresowego całej bazy kontrahentów (CRM) na białej liście VAT?

Tak. Nasze oprogramowanie posiada możliwość importu bazy kontrahentów z pliku tekstowego (txt), z pliku arkusza kalkulacyjnego (csv) lub bezpośrednio z systemu księgowego, CRM, ERP używanego w Państwa firmie. Wspieramy najpopularniejsze systemy ERP oferowane w polsce np. Comarch ERP Optima i Asseco WAPRO ERP a przypadkach nietypowych służymy pomocą w przygotowaniu stosownych adapterów i integracji. 

Po zakończeniu importu “NIPów” kontrahentów do naszej bazy mają Państwo możliwość uruchomienia pierwszej masowej weryfikacji na żądanie.

Po zakończeniu pierwszej weryfikacji i zapoznaniu się z raportem,  mogą Państwo zdefiniować harmonogram kolejnych weryfikacji w przyszłości.

Import do bazy kontrahentów odbywa się wyłącznie poprzez podanie zbioru numerów identyfikacji podatkowej. 

Czy istnieje możliwość sprawdzenia rachunków NRB w sposób zaplanowany harmonogramem?

Tak. Podobnie jak w przypadku weryfikacji statusu podatnika VAT i istnienia w rejestrze GUS (który łączy w sobie zawartość KRS i CEIDG), system pozwala na określone harmonogramem sprawdzanie par: NIP i rachunek bankowy. 

Jakie techniczne metody weryfikacji są obsługiwane ?

Nasze rozwiązanie wykorzystuje obie metody udostępnione przez KAS:

• weryfikacja przez API udostępnione przez KAS
• weryfikacja przy użyciu pliku płaskiego

Różnice i sposoby wykorzystania obu technicznych metod weryfikacji zostały opisane tutaj

Jaki program komputerowy może pomóc w automatycznej weryfikacji i sprawdzeniu kontrahentów po numerze NIP lub VAT EU?

Nasze oprogramowanie jest kompleksową platformą, która pozwala na sprawdzenie rzetelności danych podanych przez samego kontrahenta – w tym statusu prowadzenia działalności, statusu w wykazie podatników VAT i VIES. Jest to jedno narzędzie, które podczas jednego zapytania sprawdza podmiot w tych 3 rejestrach i odpowiada na pytanie:

• Czy klient faktycznie prowadzi działalność gospodarczą w Polsce,
• Czy klient nie zawiesił swojej działalności,
• Czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• Czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT EU – posiada tzw. NIP Unijny czyli  występuje w rejestrze VIES?

Gdzie znajdę pomoc techniczną dotyczącą używania Białej Listy VAT i integracji z systemem księgowym?

Nasi specjaliści oferują konsultacje w zakresie technicznym związanym z używaniem białej listy VAT i weryfikacji numerów rachunków bankowych (NRB) w zaplanowanym dniu wykonania przelewu. Ponadto służymy pomocą w kwestiach organizacyjnych i prawnych związanych z zapewnieniem należytej staranności w rozliczeniach VAT. 

W jaki sposób mam udowodnić sprawdzenie rachunku bankowego na białej liście VAT?

Ministerstwo Finansów zaleca robienie zrzutu ekranu i przechowywanie go w postaci elektronicznej lub papierowej. Nasz system umożliwia pobranie gotowego raportu oraz prowadzi automatycznie historię weryfikacji umożliwiając przedstawienie organom kontrolnym stosownych dokumentów w formie elektronicznej lub papierowej (wydruki potwierdzeń PDF) 

Masowa weryfikacja par – numer NIP i numer rachunku

Historia weryfikacja statusu VAT w 3 rejestrach REGON, VAT, VIES