Biała lista – integracja

Dzięki wykorzystaniu naszego oprogramowania do białej listy VAT mogą Państwo sprawdzać masowo podatników VAT w rejestrze VAT przy użyciu plików arkusza lub schowka bez limitów dziennych.

Nie mniej jednak w przypadku dużej ilości przelewów – codzienne eksportowanie paczki rachunków do weryfikacji może być niewygodnie.

Z tego też powodu najwygodniejszym rozwiązaniem jest bezpośrednia i w pełni automatyczna integracja z białą VAT.

Jak integrować się z Białą Listą VAT?

W systemach komputerowych integracja oprogramowania może przebiegać na różnych poziomach automatyzacji. W zależności od możliwości technicznych systemów źródłowego i docelowego mamy do wyboru kilka możliwości.:

1. Integracja z biała listą przez pliki przenoszone ręcznie
2. Integracja z białą listą przez pliki przenoszone automatycznie
3. Integracja z białą listą VAT w czasie rzeczywistym przez API.

W dalszej części umówimy te metody wraz z konkretnymi przykładami w kontekście weryfikacji podatników na białej liście VAT.

Sposoby na integrację białej listy VAT z własnym programem FK lub CRM

Gdy rozważamy integrację aplikacji lub systemów informatycznych możemy porównywać różne metody w zależności od:

• Sposobu dostarczania danych
  1. automatycznie – duże zbiory danych bez udziału operatora
  2. półautomatycznie – duże zbioru z udziałem operatora
  3. manualnie – rekord po rekordzie z udziałem operatora
• Czasu dostarczania danych
  1. W czasie rzeczywistym – niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia
  2. W oknach czasowych – wedle harmonogramu

W dalszej części umówimy te metody wraz z przykładami dotyczącymi ich wykorzystania do integracji z rejestrem podatników VAT.

Biała lista VAT – integracja poprzez pliki – półautomatyczna

Istnieją metody przenoszenia danych w systemach informatycznych w sposób częściowy – półautomatyczny . Przykładem systemów półautomatycznych są systemy oparte na wymianie plikowej, gdzie człowiek uczestniczy w procesie wymiany danych.

Dane przenosimy z systemu źródłowego do systemu docelowego za pomocą plików zrzutów zwanych też plikami eksportu.

Eksport danych kontrahentów

W kontekście naszego programu do obsługi białej listy programem czy systemem źródłowym będzie system klasy ERP, CRM lub Finansowo-księgowy używany w firmie na przykład SAP, Optima, WF Mag itd.

W zależności od organizacji może być to jeden scentralizowany system lub kilka rozproszonych. Generalnie systemem źródłowym do celu integracji z wykazem podatników VAT będzie ten, który zawiera listę naszych kontrahentów wraz z ich rachunkiem bankowym służącym do dokonywania płatności.

Aby zintegrować się z białą listą za pomocą pliku – w programie wybieramy opcję eksportu i zapisujemy do pliku listę naszych kontrahentów (numery NIP) wraz z numerami rachunków bankowych.

W zależności od programu mogą to być pliki typu CSV, XLS, XML , TXT, TSV.

W kontekście integracji z białą listą – system źródłowy może równie dobrze stanowić plik arkusza kalkulacyjnego lub inna forma dokumentowej bazy danych, który zapiszemy do formatu CSV.

Import danych kontrahentów do weryfikacji na białej liście VAT

Następnie za pomocą platformy Hyperflow, korzystając z menu / Masowa weryfikacja – ładujemy te dane i po chwili otrzymujemy wyniki – raport zawierający informacje czy podatnicy występują na białej liście VAT, tak jak to opisano tutaj.

Rozwiązanie do w stosunku do ręcznej weryfikacji posiada ogromne zalety – możemy bowiem sprawdzić całą bazę kontrahentów w kilka sekund, bez konieczności żmudnej weryfikacji numer po numerze.

Wadą tego rozwiązania jest konieczność zaangażowania pracownika do dokonywania zrzutu danych i przenoszenia ich do programu odpowiedzialnego za białą listę.

Biała lista VAT – integracja poprzez pliki – automatyczna

Lepszym sposobem na integrację z białą listą jest integracja zautomatyzowana poprzez pliki.

Sposób ten polega na takim skonfigurowaniu programu źródłowego, aby w czasie określonym harmonogramem np. codziennie w nocy. generował on automatycznie plik z danymi do weryfikacji i zapisywał w lokalizacji sieciowej albo w chmurze.

Plik może też znajdować się również w usłudze chmurowej np. Google Sheets gdzie jest dostępny za pośrednictwem adresu URL zawierającego token.

Z kolei program docelowy jest tak skonfigurowany, że odczytuje te dane samoczynnie, przeprowadza analizę i wysyła do nas raport za pomocą e-mail, tak jak to opisano w tym artykule:

Sprawdź metodę integracji przez pliki zdalne.

Raport wraz z historią dokonanych sprawdzeń na białej liście dostępny jest po zalogowaniu do platformy Hyperflow.

Automatyzacja w zakresie weryfikacji podatników w rejestrze VAT oznacza wygodę i wpływa na bezpieczeństwo użytkowania. Eliminujemy ryzyko błędu ludzkiego i optymalizujemy koszty.

Integracja z białą listą przez API

Ostatnim i jednocześnie najbardziej zaawansowanym sposobem na integrację z białą listą jest pełna integracja za pomocą interfejsu programistycznego API.

Metoda ta daje nam nie tylko możliwość masowej i w pełni zautomatyzowanej weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów.

Dzięki temu że integracja z biała listą przez API odbywa się w czasie rzeczywistym – eliminujemy opóźnienie jakie występuje w przypadku dostarczania zrzutów danych w formie plików.

Integracja przez API umożliwia przekazanie do systemu źródłowego informacji zwrotnej na tematu statusu podatnika.

Ten sposób integracji wymaga od dostawcy usługi białej listy dostarczenia dokumentacji interfejsu API a z kolei po stronie korzystającego z biłaej listy na odpowiednie skonfigurowanie właasnego programu.

Z dumą informujemy, że przeprowadziliśmy już skuteczne wdrożenia naszego rozwiązania do białej listy z system SAP oraz Comarch Optima.

Więcej na ten temat znajdą Państwo w dziale Scenariusze wdrożeń

Posumowanie

Omówiliśmy trzy główne sposoby na integrację białej listy z programem używanym w przedsiębiorstwie. Wady i zalety wszystkch rozwiąań przedstawimy w zestawieniu poniżej.

Oczywiście w przypadku skorzystania z naszego rozwiązania , dostępne są rozwiązania mieszane które łączą zalety wszystkich wyżej wymienionych sposobów na integrację z białą listą.

Mogą państwo korzystać z rozwiązania integracji z białą listą przez API lub pliki dostarczane automatycznie ale w razie wystąpienia potrzeby dokonać weryfikacji na żądanie – np. eksportując cały plik z programu źródłowego i dokonując sprawdzenia masowego przez człowieka.

Gorąco zachęcamy do kontaktu.

Posiadamy wielokrotnie doświadczenie w integracji systemów i opracowywania wszelkiego nietypowego oprogramowania.