Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do Białej listy VAT

Które rozwiązanie do obsługi białej listy podatników VAT i weryfikacji numerów rachunków bankowych jest najlepsze?

Przeanalizowaliśmy rozwiązania firm konkurencyjnych, oferujących podobne oprogramowanie do obsługi białej listy podatników VAT. Porównywaliśmy poszczególne parametry tych rozwiązań pod względem:

• ceny w ujęciu czasowym i ilościowym
• opłat stałych i dodatkowych
• długości i zakresu okresu testowego
• występowania wersji bezpłatnej
• szybkości działania
• weryfikacji masowej  – metody i warunki
• wsparcia technicznego 
• możliwości integracji za pomocą API
• limitów miesięcznych zapytań
• dodatkowych funkcjonalności i możliwości rozwoju. 

Obecnie na rynku działa tylko kilka firm proponujących weryfikację kontrahentów w Białej Liście VAT. W związku z darmowym API udostępnionym przez Ministerstwo Finansów – Krajową Administrację  Skarbową, niewiele firm podjęło się tworzenia specjalnego oprogramowania w tym celu. Jednak API udostępnione przez MF – KAS ma swoje ograniczenia:

• Po pierwsze działa wolno ze względu na konieczność łączenia się z zewnętrznym serwerem. 
• Po drugie udostępnione API ma ustawione limity na liczbę zapytań. 
• Po trzecie liczba użytkowników nie jest bez znaczenia jeśli chodzi o awaryjność łącza. 

Sprawdziliśmy więc co oferuje konkurencja i szczerze mówiąc jesteśmy zdumieni. 

Tylko API KAS?

Przede wszystkim konkurenci opierają swoje oprogramowanie wyłącznie na API udostępnionym przez MF-KAS, pomijając tylko pewne ograniczenia. Nadal więc klient narażony jest na awaryjność łącza i długi czas potrzebny na większą liczbę zapytań, a przecież czas to pieniądz. Jeżeli Twoje oprogramowanie działa wyłącznie na podstawie podania samego numeru NIP, numeru REGON czy samego konta bankowego, jest ono tylko nakładką na i tak darmową wersję API udostępnionego przez KAS. 

A gdy nie mam numeru konta?

Oczywiście może się trafić sytuacja, gdy kontrahent nie przekaże nam numeru konta bankowego i mamy sam numer NIP, dlatego warto mieć dostęp do tego typu udogodnień. Jednak konkurencyjne oprogramowanie zwraca tylko informację, czy podany numer NIP lub numer konta bankowego znajduje się w rejestrze, nie podając nam nadal dodatkowych danych na temat kontrahenta. 

Wiedza bezużyteczna

Wiemy już, że możemy dokonać transakcji ze sprawdzoną firmą, ale pozostajemy bez danych do przelewu. Wiemy, że nasz kontrahent jest watowcem, ale nadal musimy skontaktować się z nim i poprosić o brakujące dane. Co więcej, podany nam numer konta, wcale nie musi być przecież zgłoszony do prowadzenia działalności, więc ponownie musimy sprawdzić w rejestrze VAT czy przelew na ten numer konta pozwoli nam spać spokojnie i uchroni przed nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Więcej możliwości = więcej czasu

Idealnym scenariuszem jest otrzymanie w odpowiedzi numerów kont naszego kontrahenta, które są zgłoszone do prowadzenia działalności. Nie tracimy wtedy czasu na szukanie maila czy numeru telefonu dostawcy. Nie tracimy czasu na próby kontaktu. Po prostu wpisujemy numer NIP i mamy numery kont, na które możemy wysłać przelew. 

Akcja prezentacja

Kto z nas nie zna sprzedaży na podstawie prezentacji. Garnki, miksery, pościel… wszystko pięknie omówione i zaprezentowane. Garnki się same myją, a pościel wietrzy. Po powrocie do domu okazuje się jednak, że tej samej klasy produkt mogliśmy kupić 2 razy taniej lub że zakupiony produkt nie do końca spełnia nasze oczekiwania. 

 Nie kupuj kota w worku

Jakkolwiek jest to wygodna opcja, gdy przyjeżdża do nas firma o znanej na rynku nawie i prezentuje możliwości oprogramowania, warto poprosić o czas na przetestowanie oprogramowania. Podobnie jak w przypadku garnków, zwyczajnie może być “za ciężkie” dla naszego obecnego sprzętu lub jest mało praktyczne, czego w trakcie prezentacji nie zauważyliśmy.

A na co komu ten plik płaski?

Rozmawiając z księgowymi, doszliśmy do wniosku, że plik płaski jest bezużyteczny. Nie dlatego, że nie daje nam rzetelnych informacji, ale dlatego, że nie daje nam magicznego requestId – czyli numeru identyfikacyjnego zapytania.

I tu właśnie należy się zmierzyć z błędem logicznym. Weryfikacja nie jest obowiązkowa, numer zapytania nie jest więc potrzebny. Weryfikacja służy temu, by transakcja została przeprowadzona bezpiecznie, z użyciem jawnego numeru konta bankowego. Nikt nam wtedy nie zarzuci udziału w karuzeli podatkowej i ta pewność jest wystarczająca. Zbieranie requestId jest tylko dodatkową pracą dla księgowych, które muszą te numery w jakiś sposób przechowywać.

Co daje weryfikacja w pliku płaskim?

To kolejna, naszym zdaniem, konieczna pozycja, gdy mamy więcej niż kilku dostawców. Weryfikacja masowa. To jest główna zaleta pliku płaskiego. Niestety nie znaleźliśmy takiej funkcjonalności w ofertach konkurentów. 

Plik płaski umożliwia w tym samym czasie sprawdzić wielu kontrahentów za pomocą jednego zapytania. Znowu liczy się czas! Wspomnieć też warto o proficie z używania pliku w postaci oszczędności transferu.

Czy mam historię weryfikacji?

Może już ten rachunek był sprawdzony dziś? Niby mała rzecz, a cieszy. Czasami zdarza się wykonywać przelewy za różne faktury do tego samego kontrahenta tego samego dnia. Warto mieć wtedy historię weryfikacji lub jeszcze lepiej, mieć dane kontrahenta w jednym miejscu i o każdej porze dnia mieć dostęp do informacji, czy i kiedy był sprawdzany jego numer konta bankowego.

Raport z weryfikacji w białej liście VAT

Raporty to nieunikniona część pracy administracji. Jeśli oprogramowanie nie umożliwia gromadzenia historii, lub przynajmniej nie udostępnia raportu z bieżącej weryfikacji, pozostaje nam gromadzenie zrzutów ekranu na pulpicie i raportowanie ręczne w arkuszach kalkulacyjnych.

Jaki jest zatem najlepszy program do weryfikacji w białej listy VAT?

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania?

Testy!

Przede wszystkim warto sprawdzić działanie programu bez finansowych konsekwencji i zobowiązań czasowych. Doskonale znamy wszyscy sposoby sprzedaży na podstawie prezentacji, która często ma się nijak do działania w rzeczywistości.  

Cena!

Nie wspomnieliśmy o tym wyżej, ale warto zwrócić uwagę za jaką cenę oferowane jest oprogramowanie. Różnice sięgają nawet 9 tysięcy PLN w skali roku!
Z naszego oprogramowania możesz korzystać nawet za darmo!

Niektóre oprogramowania są limitowane co do ilości zapytań w abonamencie. Są to zwyczajnie podwójne ograniczenia. U nas sprawa jest prosta. Wykupujesz pakiet zapytań ograniczony czasowo (bez limitu zapyta) albo ilościowo (bez limitu czasowego) .

W razie zmiany decyzji – zawsze możesz zmienić rodzaj posiadanego pakietu rozliczeniowego – bez konsekwencji.

Darmowa wersja!

Nasza firma oferuje oprogramowanie do sprawdzenia rachunków w pliku płaskim bez zbędnych formalności jak logowanie i bez żadnych kosztów. Jeśli nie jest Ci potrzebna historia weryfikacji, możesz z powodzeniem zacząć sprawdzać swoich kontrahentów na stronie: https://hyperflow.eu/client/_bialalista.

Historia i raporty!

Masz pod ręką wszystkie wyniki weryfikacji, bez konieczności wyszukiwania w setkach innych dokumentów. Po co zaśmiecać pulpit zbędnymi folderami i zajmować miejsce na dysku. Chcesz przedstawić wyniki weryfikacji konkretnego rachunku? Jeden “klik” i masz piękny dokument w pdf. Potrzebujesz przedstawić raport z całego miesiąca? Ponownie jeden “klik” i masz wygodny raport w formacie csv. 

Prędkość weryfikacji!

Weryfikacja w API Krajowej Administracji Skarbowej każdego kontrahenta trwa mniej więcej tyle samo. Oprogramowanie opierające się wyłącznie na API będzie sprawdzać każdy numer osobno, i już przy kilku klientach są to zauważalne różnice w czasie. Weryfikacja w pliku płaskim trwa o niebo krócej. Sprawdź, jak długo trzeba czekać, by zweryfikować wszystkich kontrahentów do których musisz puścić przelew. 

Kilka technicznych nowinek

Budując aplikację kładziemy nacisk na jej niezawodność i to nie jest pusty slogan. Zwyczajnie bardziej się to kalkuluje. To w naszym interesie leży szybkie i sprawne działanie oprogramowania, by całą energię przeznaczyć na indywidualną pomoc techniczną, na przykład w integrowaniu z Państwa oprogramowaniem.

Kładziemy duży nacisk na płynność działania oprogramowania nawet przy dużym natężeniu ruchu, i dlatego właśnie posługujemy się głównie plikiem płaskim.Plik płaski pozwala uniezależnić się od możliwości przerobowych serwerów KAS. Plik jest kopiowany w nocy, gdy obciążenie serwerów KAS jest najmniejsze, co pozwala na szybką i bezawaryjną transmisję danych.

Aplikacja działa w oparciu o specjalnie przeznaczone do tego celu serwery, dlatego jej działanie jest znacznie szybsze niż szeroko rozbudowanych systemów. Dopracowaliśmy każdy detal, by nasze oprogramowanie ułatwiło trudne i jakże żmudne zadanie postawione przez Ministerstwo Finansów przed działami księgowości i administracji, dlatego nasze rozwiązanie pozwala na szybkie weryfikowanie dużej ilości numerów rachunków bankowych i planowanie ich według harmonogramu. 

Najlepszy sposób na weryfikację w wykazie VAT:

• Jeżeli jesteś w posiadaniu numerów nip i numerów kont bankowych kontrahentów:
  • Wybierz rodzaj weryfikacji: masowa lub pojedyncza,
  • użyj zakładki Sprawdź rachunek bankowy,
  • eksportuj dane do formatu CSV lub wklej je w okno wyszukiwania, pamiętając, by każda para danych była w nowej linii i oddzielona jedynie spacją.
• Jeżeli masz sam numer NIP kontrahenta:
  • Wybierz rodzaj weryfikacji: masowa lub pojedyncza,
  • Użyj zakładki Sprawdź NIP (VAT,VIES),
  • Zaznacz sprawdzanie w rejestrze GUS i VAT,
  • W odpowiedzi uzyskasz między innymi numery kont zgłoszonych przez kontrahenta do prowadzenia działalności.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania by swobodnie sprawdzać rachunki na białej liście podatników VAT?